Checkliste Telefonkonferenz

Telefonkonferenzen sind fester Teil des Berufsalltags, um sich trotz Homeoffice mit Externen oder im Team zu besprechen. Mit den Tipps der Checkliste können Sie erfolgreich Telefonkonferenzen führen.

Vorbereitung und Pünktlichkeit

• Zeit, Agenda und Einwahldaten rechtzeitig mitteilen.
• Pünktlich sein – zwei bis drei Minuten vor dem vereinbarten Termin einwählen.
• Notizen machen – sie sind eine wichtige Gedankenstütze.
• Unterlagen vorbereiten und Protokolle vorangegangener Konferenzen beachten.

Einen ruhigen Ort wählen

• In einen ruhigen Raum mit Schreibtisch zurückziehen.
• Auch Haustiere sollten nach Möglichkeit nicht mit im Raum sein.
• Ggf. das Mikrofon stumm schalten.

Absprachen mit Kindern

• Kindern die Situation im Vorfeld erklären.
• Einen Stundenplan mit verschiedenen Aktivitäten für die Kinder erstellen.
• Zeiten vereinbaren, an denen Eltern für ihre Kinder ansprechbar sind.

Die Telefonkonferenz moderieren

• Für einen entspannten Austausch zum Einstieg sorgen.
• Erwähnen, wer bereits in der Telefonkonferenz ist. Auf diese Weise wird für alle „sichtbar“, wer anwesend ist.
• Keine falsche Scheu: Andere darauf hinweisen, wenn sie schlecht zu verstehen sind.
• Allen Teilnehmenden die Gelegenheit geben, sich vorzustellen und kurz etwas zu sagen. So haben sich alle gegenseitig bereits einmal gehört.
• Einen Begriff vereinbaren, mit dem Sprechende signalisieren, dass ihr Beitrag zu Ende ist.
• Darauf achten, dass alle zu Wort kommen.
• Das Gesagte regelmäßig zusammenfassen.

Quelle: Kommmitmensch.de